As etapas da acreditação deviam ser simples. Existem normas definindo os requisitos dos sistemas de gestão (SG), e todos nós sabemos que eles são criados para satisfazer às partes interessadas. Não tem como dar errado! Não? Tem sim!
O que pode dar errado...
Apresentações equivocadas, ou apressadas, são algumas das principais causas de problemas em sistemas de gestão (SG); O motivo é simples: às vezes as partes interessadas são melhor atendidas de forma diferente daquela que pensam ser corretas.
Quando se fala em Partes Interessadas é comum focar no cliente externo, mas existem ainda os clientes internos de cada processo e, principalmente, existe o dono.
E os Clientes Internos?
Os clientes internos estão em sua zona de conforto, e um novo sistema pode criar desconforto; o dono, aquele que arrisca a sí e ao seu patrimônio no negócio, faz sua análise com base no custo-benefício, sendo preciso ressaltar, bastante, os benefícios para justificar os custos.
Quais as Fases da Acreditação?
Antes de apresentar as ferramentas para gestão é preciso unificar nossa visão, e considerar as seguintes etapas de montagem do SG.
Definição dos parâmetros de Conformidade
Para que o SG seja efetivo devem ser definidos os requisitos de conformidade; Que referências, legais e/ou normativas, serão utilizadas. As referências servem para deixar claro o que tem que existir e o que não pode existir. Estas definições devem ser de conhecimento de todas as partes interessadas. Assim, todos sabem o que fazer e o que esperar.
Definição da Política
A política engloba os valores, as expectativas e a visão da organização. Estas premissas norteiam as partes interessadas, principalmente quanto a questões não operacionais.
Definição dos Processos e objetivos
A definição dos processos e de suas interações favorece à padronização, facilita o entendimento de papeis e funções, além de permitir uma análise mais precisa da eficiência do SG, como um todo, ou apenas uma parte.
Análise dos Riscos e Oportunidades
Após definidos os processos e a Política, com base nos Parâmetros de Conformidade, deve ser realizada a análise de Riscos e de Oportunidades, inerentes a cada um dos processos e ao SG. Devem ser estabelecidas ações para eliminar ou reduzir os riscos e para aproveitar as oportunidades.
Definição de Índices e Indicadores
Definidas as premissas de conformidade e a política, é importante monitorar seu atendimento. Para este fim devem ser estabelecidos indicadores e índices associados. Deve ser dada preferência aos indicadores quantitativos, para permitir avaliar melhor as tendências.
Conclusão
Com base nos resultados das etapas acima é possível iniciar o processo de preparação do Sistema de Gestão, a fim de solicitar a Acreditação. É importante observar que é necessário implementar os processos. Não basta apenas definir, é preciso colocar em prática.